Projet COURRIER- Université Lumière Lyon 2

“Fin 2020, l’Université a décidé de se doter d’un outil de gestion dématérialisée des conventions.
Suivant les étapes classiques liées à ce type de projet, nous avons analysé notre besoin et nous avons ensuite réalisé un benchmark des solutions proposées.
Plusieurs types de logiciels étaient disponibles, plus ou moins adaptés à au fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur. Certains étaient spécialisés en matière de gestion des conventions et d’autres non, tel que la solution A.I.R.S. Courrier proposée par DIGITECH. Nous avons demandé des présentations et démonstration de différents outils.
Notre choix s’est finalement porté sur la proposition de DIGITECH pour plusieurs raisons. Tout d’abord, nous nous sommes sentis en confiance avec cette entreprise qui connaît bien le monde de la fonction publique en général (notamment FPT et FPE). Ensuite, nous avons trouvé l’accompagnement particulièrement plus développé par rapport à l’expérience avec les autres prestataires lors de la phase de benchmark : DIGITECH nous a envoyé ses représentants à deux reprises, ils ont été très à l’écoute de nos besoins en s’efforçant de réfléchir à des solutions qui pourraient s’adapter avec la technique disponible. Enfin, c’est l’aspect global de la solution qui nous a convaincu : d’autres prestataires spécialisés dans la gestion de conventions proposaient des modules à imbriquer et des abonnements à combiner.
Nous avons été encore très bien accompagnés en termes de formation mais surtout de suivi post paramétrage. Cela a demandé évidemment de l’implication des équipes en interne (et une appétence certaine pour l’outil informatique de la part de l’administrateur principal).
En 2024, la solution sera entièrement déployée dans l’établissement, les paramétrages liés à la signature électronique (de toutes les parties !) étant effectifs.
D’ores et déjà, en ma qualité de chargée des affaires juridiques spécialisée dans les conventions, je constate une amélioration des temps de traitement des conventions et la facilitation du suivi grâce à la mise à jour des fiches conventions. L’accompagnement au changement se poursuit mais les premiers retours sont plus qu’encourageant.”