enjeux
Réussir un projet de dématérialisation
Découvrez nos réponses aux enjeux du management de l’information.
La transition numérique des organisations passe par la dématérialisation et la gestion électronique des documents pour moderniser et optimiser les processus de traitement.
La réussite de ce type de projet repose sur différents facteurs, allant de la planification initiale jusqu’à la mise en œuvre effective. Différentes étapes clés doivent être respectées
Évaluation des besoins et des objectifs
Il est nécessaire d’identifier et d’évaluer les besoins de l’organisation en matière de gestion de documents. Des objectifs clairs et mesurables doivent être définis tels que réduction des coûts, amélioration de l’accessibilité et de l’efficacité opérationnelle, facilité de collaboration, sécurité accrue, conformité réglementaire ou encore durabilité environnementale.
Engagement des parties prenantes
Toutes les parties prenantes doivent être impliquées dès le début, directions métier, responsables informatiques et utilisateurs finaux. Les échanges entre les différentes parties prenantes permettront d’identifier les préoccupations et les besoins de chaque groupe. La prise en compte de ceux-ci et une réponse adaptée permettront de supprimer les freins qui pourraient nuire à l’exécution du projet.
Dans ce cadre, DIGITECH propose des prestations d’accompagnement à la conduite du changement afin d’optimiser les conditions de mise en œuvre du projet et garantir sa réussite.
> Choix de la technologie appropriée
La solution de dématérialisation et gestion électronique de documents choisie doit répondre aux besoins spécifiques de l’organisation, être évolutive, sécurisée, interopérable et compatible avec les systèmes existants. Les solutions de DIGITECH répondent à l’ensemble de ces exigences.
> Planification rigoureuse
Un plan de projet détaillé doit être élaboré identifiant les étapes clés, les échéances et les ressources nécessaires. Des étapes de tests et d’ajustements doivent être prévues afin de minimiser les risques lors de la mise en production. Nos Directeurs et Chefs de Projet sont des experts de la mise en œuvre des projets de dématérialisation et sauront vous guider efficacement sur ces points.
> Formation
Les utilisateurs finaux et les référents doivent être formés et pouvoir disposer de supports de soutien à leur formation. DIGITECH propose en plus d’une formation initiale sur site, une formation continue via des e-learning et des tutoriels vidéo adaptés à chaque organisation.
> Sécurité et migration des données
La solution choisie doit intégrer des protocoles efficaces afin de garantir la confidentialité et l’intégrité des informations. La migration des données depuis un système existant vers la nouvelle solution doit être soigneusement planifiée et réalisée afin de conserver l’intégralité des données tout au long du processus.
> Suivi et évaluation
L’établissement de mécanismes de suivi pour évaluer l’efficacité de la mise en œuvre de la solution et recueillir les retours des utilisateurs contribuera à apporter les ajustements nécessaires.
> Maintenance
La maintenance continue de la solution permettra de la faire évoluer pour apporter de nouvelles fonctionnalités, répondant aux besoins futurs de vos utilisateurs et de votre système d’information.